Tidak jarang para karyawan kesulitan
menterjemahkan apa yang dikehendaki manajernya. Khususnya ketika sang
manajer sedang menjelaskan, misalnya tentang kebijakan perusahaan yang
baru, peraturan pekerjaan, metode pekerjaan, dsb. Kalau itu sering
terjadi maka proses pekerjaan di tingkat unit akan terganggu hanya
karena ketidakjelasan informasi yang disampaikan. Karena itu manajer
hendaknya mampu membangun suasana komunikatif pada saat berbicara dengan
memanfaatkan tip-tip berikut:
Merebut perhatian karyawan pada awal pembicaraan.
Karena itu, kalimat pertama digunakan untuk mengawali pembicaraan
menjadi sangat penting. Contoh: Jika berbicara tentang pentingnya
pekerjaan maka sebaiknya manajer menggunakan kalimat pertama seperti
“Peraturan pekerjaan yang baru telah menyebabkan kinerja perusahaan para
pesaing meningkat”. Karena itu maka para karyawan hendaknya ……… dst.
Membuat struktur pembicaraan dengan efektif,
mencakup pendahuluan, kerangka pembicaraan, dan penutup: Kerangka
bicara disusun secara sistematis, logis, dan efektif dan dibuat dalam
butir-butir pokok pembicaraan. Jika belum terbiasa berbicara dengan
hanya menggunakan butir-butir, gunakan kertas-kertas kecil (segi empat)
sebagai tempat menulis poin-poin yang dianggap penting untuk disampaikan
secara lengkap. Potongan kertas ini akan mengurangi kesibukan membuka
halaman kertas yang lebih besar, yang biasanya akan mengganggu
konsentrasi pendengar dan juga pembicara sendiri. Jika tersedia sarana
OHP (sudah sangat jarang digunakan) dapat menggunakan plastik
transparansi untuk menuliskan pointers pembicaraan. Jangan semuanya,
nanti terkesan seperti pindahan naskah bicara. Hal yang sama juga
berlaku dalam penayangan power points melalui LCD.
Menggunakan rumus ENAM POIN, 45 MENIT.
Artinya, rentang perhatian kebanyakan orang [pendengar] terbatas
sekitar 45 menit dan hanya mampu menyerap 6 sampai 7 poin selama waktu
itu. Jadi jangan mencoba meliput terlalu banyak poin dalam satu kali
berbicara
Menggunakan HUMOR, ANEKDOT atau ILUSTRASI
karena akan lebih mudah diingat. Lebih baik menggunakan humor, anekdot
atau ilustrasi berdasarkan pengalaman sendiri atau jika terpaksa gunakan
pengalaman orang lain atau buat ilustrasi hipotetis. Alasannya, jika
anekdot atau ilustrasi ini diingat oleh pendengar maka mereka pun akan
ingat pesan yang disampaikan.
Libatkan karyawan dalam mengajukan pertanyaan.
Gunakan benda nyata yang dapat dianalisis oleh pendengar atau memberi
kesempatan mereka untuk bertanya. Karena itu manajer handaknya
menstimulus karyawan dengan suatu pertanyaan umum dan karyawan
meresponnya. Misalnya apa pendapat karyawan tentang peraturan baru itu.
Juga dapat berupa penyajian kasus kecil dan karyawan diminta
meresponnya.
Komunikasi kata-kata dilakukan langsung
lewat penyampaian kata-kata. Pendekatan ini dinilai cocok-manjur karena
merupakan kombinasi perpaduan keunikan antara kepribadian dan ungkapan
kata-kata. Sampai saat ini, masih banyak orang yang beranggapan bahwa
kemampuan seseorang di dalam mengkomunikasikan ide dan gagasan serta
mempengaruhi orang lewat pembicaraan merupakan anugerah yang bersifat
individual. Anggapan ini mungkin ada benarnya tapi tidak bersifat mutlak
karena pada dasarnya keterampilan berbicara dapat dipelajari dan
ditingkatkan tarafnya dengan berlatih. Masalahnya adalah bagaimana cara
berlatih yang tepat agar kemampuan berbicara para manajer secara efektif
dapat ditumbuhkan.
Sumber :
http://indosdm.com
http://indosdm.com
